طراحی ساختار سازمانی یکی از بنیادی ترین اقدامات در توسعه هر کسب و کار است. بسیاری از مشکلات عملکردی، تعارض های درون سازمانی، افت بهره وری و کندی تصمیم گیری، ریشه در ساختار نامناسب دارند نه در ضعف افراد.
به همین دلیل، طراحی ساختار سازمانی باید یک اقدام تحلیلی، مرحله بندی شده و مبتنی بر استراتژی باشد، نه صرفاً رسم یک چارت سازمانی.
در این مقاله، طراحی ساختار سازمانی را از نگاه عملیاتی و مشاوره ای بررسی می کنیم و فرایند اجرای آن در سازمان ها را قدم به قدم توضیح می دهیم. برای دریافت خدمات مشاور مدیر عامل با شماره 0912336614 تماس بگیرید.
طراحی ساختار سازمانی چیست؟
طراحی ساختار سازمانی یعنی تعریف منطقی و هدفمند موارد زیر:
- تفکیک و اعطای نقش مشخص به واحدهای سازمانی
- تدوین مسئولیت ها
- مشخص کردن سطوح اختیار افراد
- تعیین خطوط گزارش دهی و زنجیره فرمان در سازمان
- ایجاد و تسهیل ارتباطات بین واحدی
- پیاده سازی مدل جریان تصمیم و اطلاعات در سازمان
“ساختار خوب باعث می شود هر فعالیت جای مشخص داشته باشد، هر تصمیم باید توسط متولی تعیین شده با نقش مشخص داشته باشد گرفته شود و هر مسئولیت قابل پیگیری باشد”
مشاوره توسعه کسب و کار و مشاوره مدیریت استراتژیک خدمات قابل ارائه توسط دکتر علی روشنایی است.
اما در مقابل عدم وجود ساختار و یا ساختار بد و ناقص باعث می شود:
- وظایف روی هم بیفتد.
- تعارض ایجاد شود.
- پاسخگویی مبهم شود.
- مدیران درگیر جزئیات شوند.
- در نهایت رشد سازمان متوقف و یا قفل شود.
مشاوره طراحی ساختار سازمانی چیست و چه زمانی لازم است؟
مشاوره طراحی ساختار سازمانی یعنی استفاده از یک نیروی متخصص برای ایجاد و پیاده سازی صحیحی فرایندها و زمانی معنا پیدا می کند که سازمان در یکی از شرایط زیر است:
- سازمان در حال رشد سریع است و نیازمند به خلق توسعه پایدار است.
- کسب و کار دچار آشفتگی نقش ها شده است.
- تصمیم گیری ها کند شده است.
- واحدها با هم تعارض دارند.
- مدیران بیش از حد درگیر اجرا هستند.
- چارت فعلی پاسخگوی واقعیت عملیات نیست.
- قصد توسعه بازار یا محصول جدید دارد.
مشاور حرفه ای ساختار سازمانی فقط چارت نمی کشد. او ابتدا مدل کسب و کار، استراتژی، فرآیندها و جریان ارزش را تحلیل می کند و بعد ساختار استاندارد و منطبق بر شرایط و توانمندی ها و نیازهای سازمان را بر آن سوار می کند.
مراحل فرایند طراحی ساختار سازمانی
مرحله اول: تحلیل استراتژی و مدل کسب و کار
طراحی ساختار سازمان باید تابع استراتژی کلان باشد، بنابراین ابتدا باید روشن شود:
- بازار هدف چیست؟
- مزیت رقابتی ما در کجاست؟
- مدل های درآمد سازمان کدامند؟
- اولویت رشد و توسعه سازمان در کدام بخش است؟
بدون این مرحله، طراحی ساختار سازمان ناقص و فقط ظاهر سازی است.
مرحله دوم: شناسایی فرایندهای اصلی و پشتیبان
در این مرحله فرایندهای کلیدی استخراج می شود:
- بررسی و ساماندهی فرایندهای خلق ارزش
- اصلاح فرایندهای عملیاتی
- تدوین و به روز رسانی فرایندهای پشتیبان
- تکمیل فرایندهای مدیریتی
ساختار باید حول فرایندهای واقعی شکل بگیرد، نه حول عناوین شغلی رایج.
مرحله سوم: تعریف نقش ها و مسئولیت ها
در این گام به دقت مشخص می شود:
- چه نقش هایی لازم است؟
- هر نقش چه خروجی دارد؟
- مرز مسئولیت ها کجاست؟
- تداخل ها کجاست؟
- چه نقش هایی قابل ادغام یا حذف هستند؟
“ابزارهایی مثل ماتریس مسئولیت پذیری بسیار کمک کننده هستند”
مرحله چهارم: طراحی واحدهای سازمانی
بر اساس شاکله اصلی عملیات سازمان، نقش ها و فرایندها، واحدها شکل می گیرند:
- فروش
- بازاریابی
- عملیات
- تولید
- مالی
- منابع انسانی
- توسعه بازار
- پشتیبانی و…..
“در نظر داشته باشید تعداد و شکل واحدها باید متناسب با اندازه و مرحله بلوغ سازمان باشد”
مرحله پنجم: تعیین سطوح اختیار و تدوین مسیر های گزارش دهی
در این مرحله موارد زیر با استناد به فرایندهای طراحی شده، موارد زیر تعیین می شود:
- برای هر فعالیتی چه کسی تصمیم می گیرد؟
- چه کسانی آن را تایید می کند.
- چه کسانی اجرا می کند.
- چه افرادی گزارش می دهند.
“اگر این بخش شفاف نباشد، ساختار روی کاغذ می ماند”
مرحله ششم: طراحی چارت سازمانی
چارت سازمانی خروجی نهایی است، نه نقطه شروع. چارت باید:
- ساده
- قابل فهم
- قابل اجرا
- و در نهایت متناسب با ظرفیت منابع انسانی باشد.
تفاوت طراحی ساختار سازمانی با چارت سازمانی
یک خطای رایج این است که چارت را معادل ساختار می دانند. اما باید بدانیم که چارت فقط نمایش تصویری روابط است اما طراحی ساختار سازمان شامل موارد زیر است:
- تعریف نقش ها
- تعریف مسئولیت ها
- تعیین سطح اختیار افراد
- ارتباط فرایندی( فرایندهای عمودی و افقی)
- تدوین شاخص ارزیابی
- ایجاد نظام پاسخگویی
“مدیران عزیز کسب و کار آگاه باشید که اگر فقط چارت رسم شود، مشکلات سازماندهی کسب و کار شما حل نمی شود”
بررسی ارزیابی مدیران و استراتژی ورود به بازار را کلیک کنید.
ابزارهای حرفه ای در طراحی ساختار سازمانی
در پروژه های حرفه ای از ابزارهای زیر استفاده می شود:
- تحلیل فرایند کسب و کار
- نقشه جریان ارزش
- ماتریس مسئولیت RACI
- تحلیل بار کاری
- تحلیل شایستگی های سازمان
- نقشه ذینفعان
- مدل های بلوغ سازمانی
استفاده از ابزار باعث می شود که طراحی ساختار سازمان بر اساس الگوهای موثر انجام شود و خروجی ساختار ایجاد شده، سلیقه ای نباشد.
خطاهای رایج در طراحی ساختار سازمانی
- کپی کردن ساختار شرکت های بزرگ
- طراحی بر اساس افراد فعلی نه استانداردها و خروجی های مورد انتظار
- عدم وجود یا اضافه بودن تعداد لایه های مدیریتی
- تعریف عنوان های شغلی بدون توجه مسئولیت واقعی و نیازهای سازمان
- نادیده گرفتن فرایندهای عمودی و افقی
- تمرکز قدرت در یک نقطه و وابستگی سازمان به افراد
- تعریف واحد بدون حجم کار واقعی و ….
نقش مشاور طراحی ساختار سازمان در اجرای مدل طراحی ساختار سازمانی
نقش مشاور ساختار سازمان فقط طراحی نیست، بلکه موارد زیادی است که باید در خصوص آن ها چاره اندیشی کرد، از جمله:
- تسهیل تصمیمات مدیریتی
- ایجاد اجماع در نتیجه گیری
- جلوگیری از تعارضات داخلی
- واقع بینی در ظرفیت ها و منابع سازمان
- اتصال ساختار سازمان به استراتژی های کلان
- کمک به پیاده سازی ساختار استاندارد
در بسیاری از سازمان ها، بدون استفاده از توانمندی های و تسهیل بیرونی از جانب مشاور طراحی ساختار سازمانی، ساختار جدید هرگز به درستی اجرا نمی شود.
سخن پایانی
طراحی ساختار سازمانی یک اقدام استراتژیک است، نه اداری. ساختار درست می تواند سرعت رشد، کیفیت تصمیم گیری و بهره وری سازمان را چند برابر کند. در مقابل، ساختار اشتباه حتی با بهترین نیروها هم نتیجه مطلوب نمی دهد.
اگر این موضوع به صورت تحلیلی، مرحله بندی شده و همراه با مشاوره تخصصی انجام شود، تبدیل به یکی از اثرگذارترین پروژه های توسعه سازمان خواهد شد.
