معماری سازمان

معماری سازمان؛ در بسیاری از پروژه‌های بهبود سازمان، اولین اقدامی که انجام می‌شود اعمال در تغییرات چارت سازمانی است. واحدها جابجا می‌شوند، عناوین شغلی عوض می‌شود و خطوط گزارش دهی بازطراحی می‌شود. اما در عمل، بعد از مدتی عملکرد سازمان تفاوت معناداری پیدا نمی کند، دلیل آن این مسئله است:                                                                                                                                                   

” شاید مسئله اصلی چگونگی معماری سازمان باشد، نه فقط نقص یا نبود ساختار سازمانی”

معماری سازمان نگاه سیستمی به کل طراحی سازمان دارد، در حالی که طراحی ساختار سازمانی فقط به نوبت، یکی از اجزای این سیستم را پوشش می‌دهد.

در این مقاله، مفهوم معماری سازمان از نگا مشاور مدیر عامل و مشاور توسعه کسب و کار را عمیق و اجرایی بررسی می‌کنیم، تفاوت آن با طراحی ساختار را توضیح می‌دهیم و مراحل طراحی و پیاده سازی معماری یازمانرا به صورت پروژه‌ای تشریح می‌کنیم.

معماری سازمان چیست و چه تفاوتی با طراحی ساختار سازمانی دارد؟

برای آشنایی بیشتر، ابتدا به تعریف معماری سازمانی و طراحی ساختار سازمان میپردازیم:

تعریف معماری سازمان (Organizational Architecture)

معماری سازمان یعنی طراحی یکپارچه اجزای اصلی سازمان به گونه‌ای که استراتژی به اجرا تبدیل شود. در این رویکرد، سازمان مثل یک سیستم مهندسی دیده می‌شود که اجزای آن باید هماهنگ و هم راستا طراحی شوند.

در معماری سازمان فقط به این نگاه نمیکنیم که (چه واحدی وجود دارد) بلکه بررسی می کنیم که:

• کار و فعالیت چگونه در سازمان جریان دارد؟
• تصمیم‌ها کجا و چگونه گرفته می شوند؟
• جریان اطلاعات در سازمان چگونه است؟
• مسئولیت ها چگونه توزیع شده اند؟
• سیستم های ارزیابی چه رفتاری را تقویت می‌کنند؟
• ساختار سازمان چگونه از فرایندها پشتیبانی می‌کند؟
• مشوق های ایجاد شد، چه نوع عملکردی را تشویق می‌کنند؟

“در واقع معماری سازمان، طراحی منطق عملکرد سازمان است، نه فقط شکل ظاهری آن”

تعریف طراحی ساختار سازمانی (Organizational Structure Design Definition)

طراحی ساختار سازمانی به طراحی چارچوب رسمی تقسیم کار و روابط گزارش دهی می‌پردازد. تمرکز اصلی در اینجا روی واحدها، سطوح مدیریتی و ارتباطات رسمی است.

در طراحی ساختار به این سوالات پاسخ داده می‌شود:

• چه دپارتمان هایی داریم؟
• هر دپارتمان چه وظیفه ای دارد؟
• چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد؟
• چند سطح مدیریتی وجود دارد؟
• دامنه کنترل مدیران چقدر است؟

ساختار سازمانی مهم است، اما فقط یک لایه از طراحی سازمان را پوشش می دهد. اگر بقیه اجزا ناهماهنگ باشند، ساختار خوب هم نتیجه مطلوب نمی دهد. در نظر داشته باشید که طراحی ساختار سازمانی بر اساس معماری کلان سازمان انجام می شود.

مطالعه بیشتر :ارزیابی عملکرد مدیران

تفاوت سطح نگاه طراحی ساختار و معماری در سازمان: سیستم در برابر نمودار 

در طراحی ساختار سازمانی، سازمان بیشتر به صورت یک نمودار(Chart View) دیده می‌شود. تمرکز روی خطوط عملکرد است. اما در معماری سازمان، سازمان به صورت یک سیستم زنده دیده می‌شود(System View) که در آن جریان کار، اطلاعات، تصمیم و انگیزش اهمیت دارد.

از نگاه طراحی ساختار سازمانی، ممکن است دو واحد کنار هم قرار بگیرند. اما در نگاه معماری سازمان، سوال اصلی این است که این دو واحد چگونه با هم کار می‌کنند، تضاد منافع دارند یا نه، گلوگاه ایجاد می‌کنند یا نه، و آیا همکاری آن ها تسهیل شده یا سخت شده است.

دامنه عملکرد طراحی ساختار سازمانی در برابر معماری سازمان

طراحی ساختار سازمانی دامنه محدود تری دارد و عمدتا شامل موارد زیر است:

• چارت
• شرح شغل
• سطوح مدیریت
• خطوط گزارش دهی

اما دامنه معماری سازمان، پوشش یکپارچه فعالیت های سازمان است و شامل این اجزا نیز می‌شود:

• ساختار (Structure)
• فرایند ها (Processes)
• سیستم های مدیریتی (Management Systems)
• مدل تصمیم گیری (Decision Model)
• حاکمیت سازمانی (Governance)
• شاخص های عملکرد (KPIs)
• سیستم پاداش (Reward System)
• مکانیزم هماهنگی بین واحدها (Coordination Mechanisms)

به همین دلیل است که معماری سازمان مستقیماً روی قابلیت اجرای استراتژی اثر می‌گذارد.

چرا فقط طراحی ساختار به تنهایی جواب نمی‌دهد؟

در بسیاری از سازمان‌ها این تجربه دیده می‌شود: چارت جدید طراحی می‌شود اما مشکلات قدیمی باقی می‌ماند. علت این است که:

• فرایندها همان است
• اختیارات تغییر نکرده
• معیارهای ارزیابی به همان رفتار قبلی پاداش می‌دهد
• سیستم گزارش دهی اصلاح نشده
• تصمیم گیری همچنان متمرکز و کند است

در نتیجه شکل سازمان تغییر کرده، ولی رفتار سازمان تغییر نکرده است. معماری سازمان دقیقاً برای حل همین شکاف بین شکل و رفتار طراحی می‌شود.

ضرورت معماری سازمان

چه زمانی به معماری سازمان نیاز داریم؟  

نیاز به معماری سازمان معمولاً در شرایط زیر ایجاد می‌شود:

• وقتی استراتژی جدید تعریف شده ولی اجرا نمی‌شود.
• وقتی رشد سازمان باعث پیچیدگی و اصطکاک شده است.
• وقتی بین واحدها تعارض و پاسکاری مسئولیت زیاد است.
• وقتی تصمیم گیری بیش از حد کند یا بیش از حد متمرکز است.
• وقتی پروژه های تحول شکست می‌خورند.
• وقتی KPI وجود دارد ولی خروجی واقعی بهبود نمی‌یابد.

در این شرایط، مسئله ریشه ای طراحی کل سیستم سازمان است و سازمان نیاز به معماری مجدد دارد.

مراحل اجرای معماری سازمان 

باید بدانیم که اجرای معماری سازمان یک پروژه چند مرحله‌ای و پیچیده است، نه یک کار مقطعی و فوری. بنابراین رعایت ترتیب مراحل برای خلق یک معماری مطلوب در سازمان  بسیار مهم است.

در ادامه به مراحل استاندارد معماری در سازمان اشاره میکنیم:

• مرحله اول، شفاف سازی استراتژی (Strategy Clarification)

نقطه شروع معماری سازمان استراتژی است. بدون وضوح در جهت گیری کلان(تدوین ارکان جهت ساز، اهداف و خط مشی کاملا شفاف) هر مدل طراحی سازمانی حدسی خواهد بود. در این مرحله مزیت رقابتی، اولویت‌های راهبردی و اهداف کلیدی دقیق مشخص می‌شود. معماری باید از استراتژی مشتق شود، نه برعکس.

• مرحله دوم، تحلیل مدل کسب و کار (Business Model Analysis)

در این مرحله بررسی می‌شود سازمان چگونه ارزش های بنیادین خود را خلق می‌کند، درآمد از کجا می آید و فعالیت های حیاتی کدام است. این تحلیل مشخص می کند کدام فرایندها و قابلیت ها باید در معماری سازمان تقویت شوند.

 

• مرحله سوم،ترسیم نقشه فرآیندهای کلیدی (Core Process Mapping)

بدون نقشه فرایندی، معماری سازمان کور است. باید جریان واقعی کار از ابتدا تا انتها ترسیم شود. معمولاً در این مرحله گلوگاه ها، دوباره کاری ها و نقاط اصطکاک بین واحدی آشکار می شود. بسیاری از تصمیم های ساختاری باید بر اساس نقشه  فرایندها گرفته شوند تا قابلیت اجرا داشته باشند.

• مرحله چهارم، طراحی مدل تصمیم گیری و اختیارات (Decision Rights Design)

یکی از حیاتی ترین و متاسفانه مغفول ترین بخش ها، طراحی مدل تصمیم گیری در سازمان است، در معماری سازمان باید مشخص شود که:

• چه تصمیمی در چه سطحی گرفته می شود؟
• چه تصمیم گیریهایی تفویض می شود؟
• چه تصمیم گیریهایی متمرکز می‌ماند؟
• و در نهایت چه کسی مالک هر تصمیم است؟

دقت کنید: اگر در معماری سازمان این بخش(مدل تصمیم گیری) طراحی نشود، حتی بهترین ساختار ها هم فلج می‌شوند.

• مرحله پنجم، طراحی ساختار سازمانی (Structure Design)

در یک معماری حرفه‌ای سازمان، ساختار سازمانی در این مرحله طراحی می‌شود، نه در ابتدای کار. ساختار باید از فرایند و تصمیم گیری ها پشتیبانی کند. یعنی جایگاه واحدهای عملیاتی و پشتیبانی بر اساس جریان ارزش و کار واقعی و در مسیر خلق ارزش های بنیادین تعیین می‌شود، نه صرفاً پیشینه فعالیت ها و یا سلایق شخصی.

مرحله ششم، هم راستا سازی سیستم های عملکرد (Performance System Alignment)

سیستم ارزیابی، KPI و پاداش در سازمان، باید با معماری جدید همسو شود. اگر معیارها تغییر نکند، رفتار هم تغییر نمی‌کند. این مرحله تضمین می کند معماری روی رفتار واقعی در سازمان شما اثر بگذارد.

• مرحله هفتم، طراحی مکانیزم‌ های هماهنگی (Coordination Mechanisms Design)

برای جلوگیری از جزیره‌ای شدن واحدها باید سازوکارهای هماهنگی طراحی شود:

ایجاد کمیته های بین واحدی، ارزیابی نقش مالکان فرایندهای مختلف و تاثیر گزاری فعالیت هر واحد بر فرایندهای مذ=رتبط در کل سیستم، جلسات بین واحدی و سازوکار حل تعارض. این‌ بخش از معماری -ارتباط موثر بین واحد های مخنلف در قالب فرایندهای افقی سازمان- نقش قوام دهنده دارند و ضامن افزایش بهره وری در سازمان شما خواهند بود.

سخن پایانی

طراحی ساختار سازمانی برای ایجاد نظم رسمی لازم است، اما برای اجرای استراتژی کافی نیست. معماری سازمان طراحی کل سیستم عملکرد سازمان است. در واقع اگر هدف تحول واقعی، افزایش چابکی و بهبود اجرای استراتژی باشد، باید از سطح ساختار عبور کرد و وارد سطح معماری شد.

نگارش: دکتر علی روشنایی (مشاور استراتژی)